入社時の提出書類: その重要性とチェックポイント

新入社員が会社に参加する際、最も重要なステップの一つが「入社時の提出書類」の手続きです。

この手続きは、新入社員が会社のルールや制度を正確に理解し、円滑に業務を開始するための基盤を築くものです。

就業規則の中の「入社時の提出書類」

就業規則は、会社の運営に関する基本的なルールや制度を明文化したものです。

この中で特に重要なのが「入社時の提出書類」に関する項目。

新入社員がどの書類を、いつまでに提出すべきか、そしてその期限を逃した場合の対応など、入社初日に関わる手続きの詳細がここに記載されています。

例えば、大手企業A社では、入社時に健康診断の結果や前職の給与明細、学歴を証明する書類など、複数の提出書類がリストアップされています。

そして、これらの書類が期限内に提出されない場合、入社手続きが完了しない、あるいは最悪の場合、入社が取り消されるという厳しい措置が取られることも明記されています。

※　会社所定の様式

入社初日から数えて2週間の試用期間。

この期間中には、新入社員が会社の業務や文化に適応できるかどうかが試されます。

そして、この試用期間中に「入社時の提出書類」を完璧に提出することが、新入社員の意識の高さを示す一つの指標ともなります。

入社前、つまり内定を受けた段階で、新入社員には「内定通知書」が送られます。

この通知書には、入社に先立って準備しておくべき「提出書類」のリストや、その他の手続きに関する詳細が記載されています。

この段階でしっかりと準備をしておくことで、入社初日を迎える際の混乱や不安を避けることができます。

労働基準法には、会社が労働者名簿を作成し、退職した社員の情報を3年間保存するという義務が明記されています。

この名簿には、社員の基本情報や業務の内容、雇用や退職の日付などが記載されるため、入社時に提出する書類が正確であることが非常に重要です。

厚生労働省の指導に基づき、戸籍謄本や住民票の写しは、会社の管理上必要以上の情報を含んでいるため、住民票記載事項証明書の提出が推奨されています。

これにより、社員のプライバシーを守るとともに、会社が必要とする情報のみを効率的に管理することができます。

入社時には、新入社員に就業規則の遵守義務について再確認させるための「誓約書」の提出が求められることが多いです。

この誓約書は、新入社員が会社のルールや制度をしっかりと理解し、遵守することを約束するものです。

最後に、身元保証書に関しては、法律で定められた期間を守ることが必要です。

この書類は、社員の信用や安全性を保証するためのものであり、会社としてはこの期間を厳守することで、安心して業務を進めることができます。